HomeCÁC HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN: HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Thứ Tư, 11 tháng 11, 2015
1. Hình thức kế toán
Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi
sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình
tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội
dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc
Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm
(theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính
kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
1.1.
Các loại sổ kế toán
Hình thức chung từ ghi sổ kế toán gồm
có các sổ kế toán chủ yếu sau đây:
- Sổ cái:
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để
tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các
khoản tổng hợp. Sổ cái thường là sổ đóng thành quyển, mở cho từng năm: trong đó
mỗi tài khoản được dành riêng một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng
nghiệp vụ ghi chép ít hay nhiều. Trường hợp một tài khoản phải dùng một số
trang thì cuối mỗi trang phải cộng tổng số theo từng cột và chuyển sang đầu
trang sau. Cuối mỗi kỳ kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh Nợ và số phát
sinh Có, rút số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát
sinh và các báo cáo kế toán.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế
toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền của tất cả các chứng từ ghi sổ theo
trình tự thời gian (nhật ký). Nội dung chủ yếu của sổ này có các cột: Số
hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ. Ngoài mục đích đăng ký các chứng từ ghi
sổ phát sinh theo trình tự thời gian, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ còn dùng để
quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền đã ghi trên
các tài khoản kế toán. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mở cho cả năm, cuối mỗi kỳ
phải cộng số phát sinh trong cả kỳ để làm căn cứ đối chiếu với bảng cân đối số
phát sinh.
- Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết:
Sổ và thẻ kế toán chi tiết trong
hình thức chứng từ ghi sổ cũng giống như hình thức Nhật ký - Sổ cái và hình
thức nhật ký chung. Ba hình thức nêu trên hầu hết các sổ thẻ chi tiết dùng
chung nhau.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý đối với
từng nội dung kinh tế mà kế toán mở các sổ phù hợp như: sổ chi tiết tài sản cố
định, nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, doanh thu, chi phí; sổ theo dõi
từng loại vốn bằng tiền, sổ chi tiết tiền vay, các khoản phải thu, phải trả...
Người ta phải mở các sổ hoặc thẻ
kế toán chi tiết đối với từng tài khoản bảo đảm đáp ứng yêu cầu
quản lý.
Trong hình thức kế toán chứng từ ghi
sổ, căn cứ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán tổng hợp
là các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp sớ
liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng
sự việc ấy (ghi Nợ tài khoản nào, đối ứng với bên Có của
những tài khoản nào, hoặc ngược lại - xem mẫu chứng từ ghi sổ). Chứng từ ghi sổ
có thể lập cho từng chứng gốc, hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội
dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng. Trong trường hợp
lập nhiều chứng từ gốc kế toán phải lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để thuận lợi
cho việc lập chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp chứng từ gốc lập cho từng loại
nghiệp vụ và có thể định kỳ 5 - 10 ngày lập một lần, hoặc lập một bảng luỹ kế
cho cả tháng, trong đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa ghi chép theo trình
tự thời gian, vừa được phân loại theo các tài khoản đối ứng. Cuối tháng (hoặc
định kỳ) căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ.
1.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự ghi chép sổ kế toán trong hình
thức chứng từ ghi sổ như sau:
Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách
tăng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các
chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên,
chứng gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng
hoặc định kỳ căn cứ vào báng tổng hợp chứng từ gốc, lập các chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng (hoặc người
được kế toán trưởng uỷ quyền) ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp
với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ và ghi vào sổ cái. Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát
sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ cái, tiếp đó căn cứ
vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Đối với những tài khoản có mở các sổ
hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi
sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp, được chuyển đến các bộ phận kế toán
chi tiết có liên quan để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu
quản lý. Cuối tháng cộng các sỏ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo từng nội dung
sau đó lập các bảng tổng hợp chi tiết và kiểm tra đối chiếu giữa các bảng tổng
hợp chi tiết với các tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp
đúng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng
hợp trên bảng cân đối số phát sinh với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ và các đối chiếu đúng và hợp logíc, số liệu trên bảng cân đối số phát sinh,
sổ cái, các bảng tổng hợp chi tiết và các tài liệu liên quan dùng làm căn cứ để
lập các báo cáo kế toán.
Có thể mô tả trình tự ghi sổ kế toán
theo hình thức chứng từ ghi sổ qua sơ đồ sau đây:
Bài liên quan
Comments[ 0 ]
Đăng nhận xét