Home
» Nguyên lý kế toán
» Tài liệu
» CÁC HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN: HÌNH THỨC GHI SỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
CÁC HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN: HÌNH THỨC GHI SỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Thứ Tư, 11 tháng 11, 2015
1. Hình thức kế toán
nhật ký chứng từ
- Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký
– Chứng từ tức là:Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh trên
các chứng từ kế toán đều được phân loại và ghi vào sổ Nhật ký- chứng từ theo
bên Có TK liên quan đối ứng với bên Nợ của các TK khác.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế toán nhiều với trình độ chuyên môn cao.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế toán nhiều với trình độ chuyên môn cao.
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ khác
với các hình thức kế toán khác, hình thức kế toán nhật ký chứng từ tuân thủ
theo một số nguyên tắc chủ yếu sau đây:
- Mở sổ kế toán theo vế Có
của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
bên Có của mỗi tài khoản đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc phân loại các
nghiệp vụ kinh tế đó theo nội dung kinh tế (trên tài khoản kế toán).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng
hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ
kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng
ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý
và lập báo cáo.
- Dùng các mẫu sổ in sẵn quan hệ đối
ứng tiêu chuẩn của tài khoản và các chỉ tiêu hạch toán chi tiết các chỉ
tiêu báo biểu quy định.
1.1. Các loại sổ kế
toán
Những sổ sách kế toán chủ yếu được sử
dụng trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ bao gồm:
- Nhật ký chứng từ.
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán
tổng hợp kết hợp hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian và phân loại theo nội dung kinh tế. Nhật ký chứng từ được mở theo vế Có
của tài khoản, đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan. Nhật ký chứng từ mở cho
tất cả các tài khoản, có thể mở một nhật ký chứng từ cho một tài khoản, hoặc mở
một nhật ký chứng từ để dùng chung cho một số tài khoản có nội dung kinh tế
giống nhau, hay có quan hệ mật thiết với nhau. Khi mở nhật ký chứng từ dùng
chung cho nhiều tài khoản, thì trên nhật ký chứng từ đó, số liệu phát sinh của
mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột cho mỗi
tài khoản.
Nhật ký chứng từ chỉ tập hợp số phát
sinh bên Có của tài khoản, phân tích theo các tài khoản đối ứng Nợ. Riêng đối
với các nhật ký chứng từ ghi Có các tài khoản thanh toán để phục vụ yêu cầu
phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phả ánh số phát sinh bên Có,
còn có thể bố trí thêm các cột để phản ánh số phát sinh Nợ.
Nhật ký chứng từ mở theo từng tháng,
hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho
tháng tiếp theo. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần
thiết sang sổ mới. Nhật ký chứng từ phải mở theo các mẫu biểu quy định, có 10
mẫu biểu quy định, từ Nhật ký chứng từ số 1.. đến số 10. Cơ sở dữ liệu duy nhất
để ghi vào sổ cái là nhật ký chứng từ, theo hình thức này mỗi tháng chỉ ghi vào
sổ cái 1 lần vào ngày cuối tháng, ghi lần lượt từ nhật ký chứng từ số 1,2,...
đến số 10.
- Bảng kê:
Bảng kê được sử dụng trong
trường hợp, khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể
kết hợp trực tiếp trên nhật ký chứng từ được. Khi sử dụng bảng kê thì chứng gốc
cùng loại trước hết được ghi vào bảng kê cuối tháng cộng số liệu của các
bảng kê được chuyển vào nhật ký chứng từ có liên quan. Bảng kê phần lớn mở theo
vế Có của tài khoản. Riêng đối với các nghiệp vụ về vốn bằng tiền, bảng kê được
mở theo vế Nợ. Đối với bảng kê dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán, ngoài
số phát sinh Có, còn phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ
của từng tài khoản chi tiết theo từng khách nợ, chủ nợ, từng khoản thanh toán.
- Sổ cái:
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả
năm, mỗi trang sổ dùng cho một tài khoản, trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được ghi
vào sổ cái lấy từ nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được
phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các nhật ký chứng từ có
liên quan, sồ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ kiểm
tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ.
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết:
Trong hình thức kế toán nhật ký chứng
từ, việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản được thực hiện kết
hợp ngay trên các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê của các tài khoản đó vì vậy
không phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết riêng. Đối với tài sản cố định,
vật tư hàng hoá, thành phẩm và chi phí sản xuất cần phải nắm chắc tình hình
biến động thường xuyên và chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng đối tượng,
hạch toán cả về số lượng lẫn giá trị nên không thể phản ánh kết hợp đấy đủ
trong Nhật ký chứng từ và bảng kê được mà bắt buộc phải mở sổ hoặc thẻ kế toán
chi tiết riêng. Trong trường hợp này kế toán căn cứ vào yêu cầu quản lý và điều
kiện cụ thể để mở sổ, thẻ cho phù hợp. Khi mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết,
cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo
từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ các và với các nhật ký chứng từ,
bảng kê có liên quan.
Căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán chủ
yếu trong hình thức nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc. Tuy nhiên, để đơn
giản và hợp lý công việc ghi chép kế toán hàng ngày còn sử dụng hai loại chứng
từ tổng hợp phổ biến là bảng phân bổ và tờ khai chi tiết. Bảng phân bổ được
dùng cho các loại chi phí phát sinh nhiều lần và thường xuyên như vật liệu,
tiền lương, hoặc đòi hỏi phải tính toán phân bổ như khấu hao tài sản cố định
phân bổ vật rẻ tiền mau hỏng, phân bổ lao vụ sản xuất phụ. Khi sử
dụng bảng phân bổ thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng phân bổ, cuối
tháng số liệu ở bảng phân bổ được ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có
liên quan. Tờ kê chi tiết cũng là loại chứng từ dùng để tổng hợp và phân loại chứng
từ gốc. Khi sử dụng các tờ kê chi tiết thì số liệu từ chứng từ gốc trước hết
được ghi vào tờ kê chi tiết cuối tháng số liệu của các tờ kê chi tiết được ghi
vào các nhật ký chứng từ và bảng kê liên quan.
1.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự ghi chép kế toán trong hình
thức nhật ký chứng từ như sau:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc
đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có
liên quan.
Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê
thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng của bảng kê vào nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất hoặc
lưu thông) phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ
gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số
liệu của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan cuối
tháng khoá sổ các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các
nhật ký chứng từ khi thấy khớp đúng hơn logíc thi lấy số liệu của các nhật ký
chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Đối với các tài khoản phải mở sổ
hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng
từ, hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào sổ
hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, lập
các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Sau khi
đối chiếu khớp đúng, số liệu ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký
chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết là cơ sở để lập bảng cân đối kế
toán và các báo cáo kế toán khác.
Bài liên quan
Comments[ 0 ]
Đăng nhận xét